Dicas e procedimentos que podem ser úteis

30 de julho de 2010

CARTÓRIOS, EFICIÊNCIA E PESSOAL

Sérgio Araújo

É sabido que os catórios judiciais deste Estado, sem exceção, possuem demasiada carga de trabalho, e em contrapartida, o número de servidores lotados em todas as serventias que fazem parte das cento e sessenta e quatro comarcas instaladas no Estado, não é compatível para dar cabo de forma eficaz da demanda existente, não obstante amplamente reconhecida a qualidade profissional dos servidores do primeiro grau de jurisdição. Vale registrar, que conforme último levantamento dispobibilizado pela presidência do Tribunal de Justiça deste Estado a defasagem de servidores no primeiro grau ultrapassa a marca do milhar e meio enquanto que os cargos vagos de magistrados estão próximos de duas centenas.

De outra banda, a insuficiência numérica de serventuários judiciários deve-se a vários motivos, mas, o principal deles, sem qualquer sombra de dúvida tem a ver com a Lei de Responsabilidade Fiscal. Ora, são por demais conhecidas as dificuldades pelas quais passa a administração pública, em especial, a do Poder Judiciário do Estado do Rio Grande do Sul, obrando em cenário no qual vê suas verbas contingenciadas e amarradas aos termos da LRF. Com tamanhos obstáculos pecuniários, obriga-se o Judiciário a lançar mãos de projetos paliativos, v.g., apoio, reforço cartorário, saneamento, etc., de modo a evitar que os serviços sofram solução de continuidade. Em que pese danosos os efeitos da Lei de Responsabilidade Fiscal, obriga-se o Judiciário a ela submeter-se.

Assim, com condições tão antagônicas - carga de trabalho cada vez maior e exíguo quadro de servidores - os cartórios devem buscar outros rumos, e no meu sentir o caminho a ser trilhado passa, impreterivelmente, pelo trinômio criatividade/praticidade/desburocratização.

Dessa forma, visando contribuir com os servidores é que ofereço-lhes algumas dicas e procedimentos que podem ser úteis no dia a dia dos serviços cartorários, respeitando, no entanto, as peculiaridades de cada serventia.

1) Todo e qualquer processo que tenha, obrigatoriamente, que sair do âmbito do cartório, como por exemplo, em carga com advogados/procuradores/defensores públicos, remessa a outro setor administrativo do Foro/Tribunal, conclusão a magistrado, etc., deverá receber prévia movimentação junto ao sistema de informatização Themis-1G, de modo que se possa aferir a real localização do feito.

2) O cartório deverá diariamente promover a autuação das petições iniciais, providência que com certeza evitará o represamento bem como o acúmulo dos feitos. Observar igualmente que o servidor que for o responsável pela autuação também o seja pela movimentação no sistema informatizado e ainda pelo impulsionamento (encaminhamento a seu destino).

3) Os documentos judiciais que tiverem implicância com contagem de prazos processuais, v.g., mandados, cartas precatórias, ARs, etc., deverão ser objeto de imediato acostamento aos respectivos feitos com simultaneidade de informação junto ao sistema Themis 1G, acerca dessa juntada de modo a propiciar à parte/advogado que pela internet possa acompanhar tal movimentação.

4) Antes de promover a efetiva juntada de qualquer documento no bojo do respectivo processo, proceder atenta conferência -quanto aos nomes dos litigantes e o número da lide - a fim de verificar se aludida peça diz respeito, efetivamente, com aquele feito judicial e com isso estar-se-á evitando a ocorrência de entranhamento equivocado.

5) Procurar ser pragmático na prática dos atos a serem executados. Exemplificando: processo vindo do gabinete do magistrado com determinação de ser remetido à contadoria, distribuição, MP. etc., deverá ser recepcionado de imediato pelo cartório e de pronto ser enviado ao destinatário, antecedendo-lhe, porém, informação no sistema Themis-1G.

6) Observar, com extremo rigor, que qualquer processo retirado de seu lugar (pilha ou escaninho), e por qualquer razão tenha que voltar para o local originário, deve sê-lo imediatamente. Exemplo: Autos aguardando devolução de mandado e que tenha sido solicitado pela parte/advogado para vistas nos recintos cartorários.

7) Promover leitura atenta de todas as determinações lançadas nos autos pelo magistrado e que deverão ser objeto de execução pela serventia, de modo a evitar que ocorram cumprimentos vincados pela incorreção.

8) Atentar para o fato de toda vez que iniciar qualquer tarefa em determinando processo, cumprí-la integralmente, para só depois passar a executar outro trabalho, excepcionando-se, entretanto, os casos que exigem atendimentos de urgência. Não se pode olvidar que trabalho não concluído em sua totalidade é sinônimo de serviço mal feito e isso certamente culminará em retrabalho para o servidor.

9) Promover a revisão diária dos escaninhos de prazos, certificando-se os vencidos e dando impulsionamento aos feitos.

10) Manter permanente domínio sobre as movimentações processuais lançadas no sistema Themis-1G, a fim de que as mesmas possam traduzir de forma fidedigna o real andamento dos processos e constatada a existência de situação anômala promover imediata correção.

11) Processos com audiências de instrução e julgamento aprazadas deverão seguir os seguintes passos: a) informar a data da solenidade no sistema Themis-1G: b) havendo intervenção obrigatória do agente do Ministério Público, remeter-lhe os autos; c) existindo parte atendida pela Defensoria Pública, intimar pessoalmente o Defensor nomeado; d) promover a intimação das partes por meio de nota de expediente da audiência designada, e pessoalmente àquela que deverá prestar depoimento pessoal.

12) Todos os processos que forem devolvidos a serventia - de carga, contador, distribuidor, MP, do magistrado, etc - , deverão receber imediata movimentação no sistema "autos retornados a cartório", o que evitará a ocorrência de informações contraditórias.

13) Somente fazer conclusão ao magistrado dos autos que efetivamente a ele devam ser submetidos evitando-se inócuas remessas. A respeito desse tema deve o cartório atentar para o preconizado no artigo 567 da Consolidação Normativa Judicial que trata dos atos de cunho ordinatórios.

Sérgio Araújo:
Ex-escrivão judicial do Sétimo Cartório Cível do Foro Central de Porto Alegre, de 1986 a 2003

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