Como assinar documentos digitalmente e com validade jurídica

Como assinar documentos digitalmente e com validade jurídica

Atualmente, é possível assinar documentos sem sair de casa.

por: Marina Estevão, em: 16/08/2020

Você sabia que pode assinar documentos digitalmente? Devido à pandemia da Covid-19 e ao isolamento social, muitos compromissos judiciais e de trabalho foram adiados. Isso dificultou a situação de quem precisava assinar documentos em cartórios e outras instituições.

A assinatura digital é uma boa opção para quem não pode cancelar ou adiar esses compromissos. Porém, não é uma tarefa fácil para os que não tem tanta familiaridade com tecnologia – em especial quando é pedido um certificado digital que comprove a validade jurídica da assinatura.

Mas vamos entender um pouco mais sobre esses tipos de assinaturas e certificados abaixo.

Assinatura digital x assinatura eletrônica
Geralmente, os dois termos são utilizados para uma mesma ação, porém existe uma diferença entre os tipos de assinaturas.

A assinatura eletrônica é usada para acessar, compartilhar e aprovar informações em formato digital. Alguns exemplos de assinaturas eletrônicas são: biometria, senha, token, assinaturas escaneadas e… Assinaturas digitais!

Sim, assinaturas digitais estão englobadas dentro dessas opções de assinaturas eletrônicas. Porém, assinaturas digitais são criptografadas e necessitam de um certificado digital emitido por uma autoridade certificadora, por exemplo, ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira).

Como digitalizar assinatura?

Para digitalizar uma assinatura, o processo é o contrário de uma assinatura digital ou eletrônica. É preciso de um documento impresso e assinado, e, dessa forma, por meio de uma fotografia ou scanner, o documento torna-se digital.

Assinatura eletrônica

Para ter valores legais, a assinatura eletrônica precisa cumprir três requisitos:

. Integridade: garantia de que o documento não foi/não pode ser adulterado ou fraudado;
. Autenticidade: identificação do autor da assinatura, por meio de uso de uma chave privada (exclusiva do proprietário), que garante a autoria da assinatura;
. Registro da assinatura: quando e como foi feita. 
Por ser mais prática, esse tipo de assinatura é ideal para as tarefas do dia-a-dia, contratos, etc. Até mesmo a Justiça Federal já utiliza assinaturas eletrônicas em seus processos e trâmites.

Assinatura digital

A assinatura digital é uma maneira segura de assinar documentos que estejam dentro da esfera digital, como o PDF, por exemplo. Toda assinatura digital está associada a um certificado digital, que oferece mais segurança aos dados do usuário, sem risco de violação.

Portanto, a assinatura digital com certificação é a forma que o advogado tem de se legitimar no universo online. Por determinação legal, assinaturas digitais com certificado possuem validade jurídica, determinada no art. 10 da Medida Provisória nº 2.200-2.

Como obter o certificado digital?
O usuário precisa escolher uma autoridade certificadora (AC), credenciada pelo Instituto de Tecnologia da Informação, que funciona como um  cartório digital . Essas autoridades são subordinadas ao ICP-Brasil.

É preciso pagar as taxas do registro, que variam de acordo com o local da empresa. Depois, deve marcar um dia para visitar a empresa e fazer o registro completo da assinatura. O processo pode levar alguns dias.

Em seguida, basta escolher algum meio de reconhecimento, como token, cartão ou chave eletrônica.

Os certificados digitais mais comuns são o e-CPF (CPF digital), ou e-CNPJ, que estão vinculados a esses documentos e identificam o usuário perante a Receita Federal.

Assinatura digital em PDF

É possível assinar documentos digitalmente caso a empresa não solicite a comprovação de validade jurídica, ou seja, sem o certificado digital. Esse processo não só evita o atraso do envio de documentos, como economiza papel e tinta.

Para assinar documentos em PDF, existem alguns programas para tablete ou celular que ajudam nesse processo. Um deles é o Adobe Sign, que tem como recursos a solicitação de assinaturas eletrônicas, o envio de assinaturas em massa com o Mega Sign, a publicação de formulários assináveis, entre outros.

Fonte: Seleções