E-mail: como utilizar essa ferramenta de comunicação sem cometer gafes?

31 de janeiro de 2012, às 17h06min

E-mail: como utilizar essa ferramenta de comunicação sem cometer gafes?

Especialista elabora lista com seis pontos a observar antes de mandar um e-mail profissional. Confira!

O e-mail. Uma das ferramentas mais utilizadas no ambiente corporativo. Quase impossível passar um dia todo de trabalho sem utilizá-lo. O e-mail nada mais é do que uma forma de comunicação e, como qualquer outra, deve ser utilizado com critério e atenção.

Pensando nisso, a equipe InfoMoney, contando com o auxílio do diretor da Bazz Estratégia e Operação de RH, Celso Bazzola, elaborou uma lista com diversos pontos a observar antes de mandar um e-mail profissional. Confira:

Objetividade - de acordo com Bazzola, é importante elaborar textos objetivos, claros e diretos. Alguns profissionais, na ânsia por detalhar cada ponto, perdem muito tempo elaborando textos longos e prolixos. O recomendado é escrever e-mails mais curtos, para evitar gerar interpretações diferentes.

Abreviações - e-mail não é comunicador instantâneo. No e-mail corporativo não se deve utilizar as famosas abreviações típicas dos programas de bate papo, como “vc”, “qdo”, “tb”, “q”, “td”. Mesmo que o e-mail seja para um colega de trabalho, ele deve obedecer alguns rigores formais.

Letras maiúsculas e pontuação - se for utilizar letras maiúsculas, use-as apenas para destacar algumas palavras, mas nunca no texto todo. As letras maiúsculas podem ser interpretadas como bronca, exigências ou o início de uma discussão.

Quando utilizadas em apenas algumas palavras, ajudam a realçar a importância daquela informação.

Cuidado com as cópias - alguns e-mails devem ser enviados a mais de um destinatário e é importante prestar atenção para não copiar alguém que não tem nada a ver com o assunto. Na pressa é ainda mais comum cometer esse tipo de erro.

Prestar bastante atenção é o ideal, mas caso o e-mail já tenha sido enviado e você perceba o erro só depois, faça a correção imediatamente depois de ter percebido o engano. “Peça desculpas e explique que houve um equivoco”.

Colega, chefe, cliente - segundo Celso, não deve haver comportamentos diferenciados ao mandar um e-mail para um chefe, um cliente ou um colega de trabalho. “Quando se está usando o e-mail corporativo, deve-se ser formal”.

No caso do chefe, lembre-se que quem está nessa posição não tem muito tempo, portanto, quanto mais direto e objetivo for o e-mail, melhor. “Você vai detalhando de acordo com a solicitação do chefe”, explica. Na prática, o ideal é mandar o primeiro e-mail mais enxuto e objetivo, depois, conforme seu chefe for pedindo mais informações e detalhes, você vai alongando o assunto.

E-mail pessoal, e-mail profissional - o e-mail corporativo foi criado para ser usado apenas em assuntos profissionais. Para as demais questões é que existem os e-mails pessoais. Evite, portanto, contaminar o e-mail do trabalho com assuntos pessoais, sobretudo mandando fotos, correntes, piadas, marcando festas etc.

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